Para maximizar la productividad y mejorar la administración de un consultorio odontológico, los odontólogos deben concentrarse en realizar las tareas que solo ellos pueden desempeñar y de esta manera evitar pasar horas realizando tareas de oficina que pueden delegar en personal no especializado.
Para tener un consultorio odontológico bien administrado se debe hacer gestión del flujo de trabajo y pacientes, se debe tener sistemas y software y además una correcta gestión de inventarios.
Todas estas actividades están a cargo de dos departamentos: operaciones y administración.
Cuando ambos funcionan bien en un consultorio inmediatamente se nota el aumento en la productividad. Lo que se traduce en mayores ingresos o reducción de tiempo y recursos invertidos.
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Ahora sí.
¿Cómo mejorar la administración de un consultorio dental?
Si lees los 5 tips te aseguramos que mejorarás tus ingresos considerablemente.
Veamos entonces,
1. Mejora el contacto telefónico y la comunicación por redes.
El primer contacto entre un paciente y el consultorio generalmente es a través del teléfono o por redes sociales.
Debido a esto, es necesario capacitar al administrativo para que responda y se comunique de manera profesional.
Si queremos convertir las personas que contactan en pacientes es necesario capacitación en ventas.
Mejorar la administración de un consultorio odontológico no es tarea fácil.
No omitas este paso porque cada llamada y cada conversación por inbox es una oportunidad para obtener un nuevo paciente.
También es importante anticipar los “Peros” que puede poner un paciente como disculpa para no comprarte. Superar las objeciones es crucial para todos los negocios.
Si una persona que llama duda en reservar una cita, tu personal puede ofrecerle dos horarios diferentes y recordarle que la oficina puede tratar de acomodar su horario para su mayor facilidad.
También es una buena idea que tu personal transmita pequeños mensajes de urgencia como, “sería bueno que agendes una cita pronto porque nuestro calendario se llena rápidamente”.
Si en cambio las personas que llaman están preocupadas por los métodos de pago, tenga información de referencia rápida para que tu personal pueda “recitar” las opciones de pago sin necesidad de hacer esperar. Mejor aún, invite a la persona que llama a una consulta donde se pueden discutir las opciones de pago, además de todos los servicios que se brindan.
Tu personal telefónico y de redes sociales debe entender que lograr reservas es lo mejor para el negocio.
Otro consejo para a retener los pacientes de tu consultorio es realizar llamadas de seguimiento después de que se haya completado un procedimiento.
Saber que tu y tu personal se preocupan por ellos como pacientes es importante para las personas, y requiere muy poco esfuerzo.
2. Reduzca el tiempo que los pacientes pasan en la sala de espera
Cuando los pacientes tienen que pasar mucho tiempo en una sala de espera, se puede generar un impacto negativo en tu consultorio como negocio.
Si los pacientes revisan constantemente sus relojes o juegan con sus teléfonos, es posible que tengas un problema.
Es un desafío importante tanto para los odontólogos como para los asistentes superar este problema, pero es importante recordar que la eficiencia puede hacer o deshacer su práctica.
Capacite al personal dental para que sea profesional y esté informado en todo momento. Eduque a todos los asistentes dentales para asegurarse de que sepan cómo manejar adecuadamente las funciones administrativas básicas dentro de la oficina. Estas funciones pueden incluir:
- Conocer el cronograma de cada procedimiento dental para fines de programación.
- Capacitación del personal para realizar procedimientos dentales básicos, tales como impresiones dentales (según las leyes de su estado)
- Asegúrese de que el higienista esté siempre disponible para realizar la evaluación oral del paciente.
- Delegue y asegúrese de que todos entiendan claramente sus roles dentro de la práctica.
- Gestionar suministros y equipos a través de la automatización.
- Tener un asistente dental asignado por silla en la oficina
Además de administrar las funciones del consultorio del día a día para mantener el consultorio dental funcionando sin problemas, el personal debe estar capacitado para interactuar con los pacientes en espera de una manera que les permita saber que no han sido olvidados.
Si los pacientes llegan y su consultorio está retrasado, es una buena práctica informar a los pacientes que habrá una espera. Indique al personal que brinde un tiempo de espera aproximado y luego haga un seguimiento con información adicional a medida que esté disponible.
Por ejemplo, si se le dice a un paciente que será una espera de 15 minutos, pero la espera continúa más allá de esos 15 minutos, otra conversación de seguimiento es importante para mantener a las personas cómodas e informadas.
Si bien a nadie le gusta esperar, al menos saber cuándo puede surgir la posibilidad de una cita mantendrá a las personas en sus asientos. Proporcione información adicional, incluyendo cuánto tiempo puede pasar antes de que un paciente pueda ver al dentista.
Hay otras formas de hacer que parezca que ha reducido los tiempos de espera en su oficina. Estos incluyen mantener a los pacientes en movimiento; cuando llegue un paciente, invítelo a esperar en una sala de examen en lugar de la sala de espera.
No es lo ideal, pero si tiene una sala de espera llena de pacientes, mover algunos de ellos fuera del área al menos hará que parezca que la línea se está moviendo. Otra forma de reducir el tiempo de espera percibido es realizar un procedimiento en un paciente y luego visitar a otro paciente mientras el primer paciente se relaja y espera a que se establezcan las radiografías o la congelación.
Si este es el estado de su consultorio dental todo el tiempo, podría ser el momento de considerar renovar sus procedimientos de programación, invitar a otro asistente dental a unirse al equipo o contratar a un socio dental para ampliar la capacidad de proporcionar servicios. Al final del día, si un paciente puede obtener una cita, pero necesita esperar mucho tiempo para verlo a usted o a su personal, puede encontrar el camino a otro consultorio dental. Muestre a sus pacientes el respeto que se merecen y comprométase a mantener sus horarios de acuerdo con su horario.
3. Agilice los procedimientos de de admisión y gestión de pacientes
Si todavía usa un portapapeles y un bolígrafo estas en el pasado.
Si la información se recopila a mano, significa que alguien más está pasando tiempo ingresando los datos.
Para mejorar la administración de un consultorio odontológico aproveche la tecnología moderna e invierta en tabletas, computadoras portátiles y software dental que le ayude a ahorrar tiempo.
Al integrar sistemas, los datos personales de un paciente pueden actualizarse electrónicamente y en tiempo real sin la necesidad de personal adicional.
A su vez, esto tiene el potencial de reducir los errores en los datos del paciente. El uso de la tecnología no solo reduce los errores, sino que también reduce la probabilidad de extraviar o exponer información sin saberlo.
¿Alguna vez ha entrado en un consultorio dental y ha visto historias clínicas de pacientes sentados en un escritorio de registro? En realidad, no debería hacerlo porque la información del paciente debe estar protegida en todo momento, sino que cuando las historias clínicas de los pacientes toman la forma de otro montón de papel, es fácil dejar la información visible para el público en general.
Si bien puede parecer mucho trabajo hacer la transición de su personal y sus registros de copias en papel a copias electrónicas, vale la pena el esfuerzo a largo plazo. Es el tipo de trabajo que solo debe hacerse una vez.
Cuando haces la transición empezarás a ahorrar en papelería, impresiones, fotocopias, carpetas y todo el espacio de archivadores y bodegas. Este ahorro es otra ventaja de tener un software odontológico.
Las actualizaciones son generalmente fáciles de mantener y los datos son seguros. Cada vez más personas tienen una preocupación creciente acerca de que su información se exponga o se comparta de manera inadecuada, por lo que si puede ofrecer a sus pacientes la tranquilidad de saber que sus registros están seguros, puede tranquilizarlos mucho más rápido.
Cuando se utilizan bases de datos electrónicas, la probabilidad de extraviar información disminuye mucho. Además, los consultorios como el tuyo deben avanzar hacia el siglo XXI y mantenerse al día con lo que está haciendo la competencia.
Por lo tanto,
Si todavía está utilizando registros en papel, debes considerar actualizarte y empezar a usar software de administración dental en la nube que sea lo suficientemente robusto como para administrar a todos sus pacientes ahora y su creciente lista de pacientes.
4. Mejorar la percepción de higiene del paciente
Higiene significa mucho más que simplemente estar limpio.
Para mejorar la administración de un consultorio odontológico debe capacitar al personal para involucrar a los pacientes en conversaciones sobre prácticas de higiene adecuadas.
Si el personal que contesta el teléfono e interactúa con los pacientes está capacitado adecuadamente para reforzar el valor de las visitas relacionadas con la higiene, esto tiene el potencial de impactar positivamente el ingreso general de su práctica
Al fomentar los servicios de higiene semestrales, su práctica probablemente verá un aumento en lo siguiente:
- Servicios adjuntos de re-cuidado
- Terapia antibacteriana
- Selladores
- Blanqueo
Un consultorio dental productivo confirmará la cita cerca de la fecha de una cita de higiene (generalmente dos días antes) y programará la próxima cita antes de que el paciente salga de las instalaciones.
Si bien los pacientes a menudo saben que deben visitar el consultorio dental regularmente, las citas son fáciles de reprogramar y posponer. Antes de que te des cuenta, una semana se convierte en un mes y, de repente, ha pasado un año desde que un paciente entró por tus puertas.
Es importante capacitar a su personal sobre cómo capacitar a los pacientes para que programen citas. Siempre que un paciente llame, haga que su personal busque la última vez que estuvo en su oficina. Si han pasado más de unos pocos meses, haga que su personal le ofrezca una nueva cita. Durante ese tiempo, el personal debe recordar a los pacientes la importancia de los controles regulares. Si se trata de un paciente potencial por teléfono, haga que su personal solicite la fecha de su última cita con otro dentista.
Recopilar información sobre qué tratamientos se realizaron y cuándo se pueden utilizar como desencadenante para promover citas y servicios de control. Una manera fácil de hacerlo es utilizando software que incluya historia clínica dental y odontograma.
Recordar a los pacientes que las limpiezas y radiografías regulares previenen la caries dental y los problemas a largo plazo pueden ayudar a llenar su calendario de manera regular.
Recopilar información sobre qué tratamientos se realizaron y cuándo se pueden utilizar como desencadenante para promover citas y servicios de control. Recordar a los pacientes que las limpiezas y radiografías regulares previenen la caries dental y los problemas a largo plazo pueden ayudar a llenar su calendario de manera regular.
Otra buena práctica para adoptar es revisar su base de datos de pacientes regularmente y ver qué pacientes no han regresado en un tiempo. Haga que su personal llame a esos pacientes y ofrezca programar una cita.
5. Mejore la comunicación entre el personal de recepción y el personal administrativo
Un consultorio dental eficiente requiere una comunicación clara e ininterrumpida entre los miembros del personal.
Para mejorar la administración de un consultorio odontológico utilice tecnología moderna, como programas de software de gestión de servicio al cliente, para comunicar información rápidamente.
Esto ahorrará tiempo y permitirá más tiempo con los pacientes. El uso de un sistema al que se puede acceder desde cualquier lugar de la oficina también garantiza que la información correcta y precisa esté disponible para todos los miembros del personal que la necesiten. Esto evita correr de un lado a otro y usar múltiples sistemas para recopilar información importante del paciente.
Como se indicó anteriormente, si está utilizando un sistema de registros en papel, es posible que desee considerar la posibilidad de actualizar a un sistema electrónico. Si el dentista está revisando los archivos, el personal de la oficina de recepción no puede procesar los reclamos porque se están utilizando los archivos.
Cuando existe un sistema electrónico, se puede procesar el seguro, revisar las radiografías y agregar notas de pacientes a los archivos, todo al mismo tiempo.
Con una mayor seguridad y accesibilidad en su consultorio dental, encontrará más tiempo durante el día para ver realmente a los pacientes y no perderá el tiempo de su personal mientras esperan que los archivos sean devueltos para su procesamiento.
Para las comunicaciones directas dentro de una oficina, considere un sistema de intercomunicación, mensajería instantánea a través de software de administración de práctica o teléfonos. Cuanto más aproveche la tecnología, más podrá administrar su consultorio dental de manera eficiente.
Haga que todos participen en la adopción de las nuevas tecnologías y asegúrese de que el personal reciba capacitación cruzada sobre varios aspectos del software y la tecnología que elija. Esto garantiza que ninguna persona sea responsable de ninguna parte del nuevo sistema y eso significa que incluso si alguien está ausente del trabajo, el sistema no se sub utiliza.
