La conservación de la historia clínica es una obligación que no termina cuando el paciente sale de tu consultorio. Muchos odontólogos se preguntan cuántos años deben guardar los registros, dónde hacerlo y qué ocurre si dejan de ejercer. En Colombia, las respuestas están en normas del Ministerio de Salud que fijan plazos mínimos y reglas de custodia. Esta guía las resume de forma práctica y no reemplaza la asesoría jurídica en un caso particular.
Plazo de la conservación de la historia clínica en Colombia
La Resolución 839 de 2017 modificó la Resolución 1995 de 1999 y fijó el tiempo vigente para la conservación de la historia clínica. La historia clínica debe conservarse como mínimo quince años, contados desde la fecha de la última atención. Ese plazo corre de forma independiente para cada paciente y se cuenta a partir de su última visita al consultorio. Si encuentras guías que mencionan otra cifra, como veinte años, contrasta siempre con el texto de la resolución.
Dentro de ese mínimo, la norma distingue dos etapas de archivo según el tiempo transcurrido desde la última atención. Esa distinción te ayuda a decidir dónde y cómo guardas cada expediente, tanto en papel como en formato digital. Conocerla también te permite organizar el espacio de trabajo y anticipar cuándo un expediente cambia de etapa.
Archivo de gestión: los primeros cinco años
Durante los primeros cinco años desde la última atención, la historia clínica permanece en el archivo de gestión. Allí reposan los expedientes de los pacientes activos y de quienes no han vuelto en ese periodo. Debes tenerlos a mano para consultarlos rápido, porque el equipo de salud puede necesitar el historial en cualquier cita. Por eso conviene ubicarlos en el consultorio o en un sistema digital de acceso inmediato para todo el equipo.
Archivo central: los diez años siguientes
Pasados esos cinco años, la historia clínica pasa al archivo central, donde se conserva durante los diez años restantes. Este archivo guarda los expedientes de pacientes que ya no usan tus servicios con frecuencia ni de forma activa. Puedes mantenerlo en un espacio aparte, siempre que garantices su orden, su reserva y su recuperación cuando alguien con derecho lo solicite.
Existen dos excepciones que rara vez aplican a un consultorio odontológico, pero conviene que las conozcas. Los plazos se duplican en las historias de víctimas de violaciones de derechos humanos, en los casos que la norma contempla. Además, la conservación es permanente cuando la historia hace parte de un proceso por delitos de lesa humanidad.
Quién responde por la custodia de la historia clínica
La responsabilidad recae en quien custodia el expediente, es decir, en el prestador o profesional que atendió al paciente. La Ley 2015 de 2020, que creó la historia clínica electrónica interoperable, mantiene la guarda y custodia en los prestadores, dentro de sus propios sistemas. Si ejerces de forma independiente, la Resolución 839 de 2017 también te incluye cuando decides no continuar prestando el servicio.
Además de ser un registro clínico, la historia es un documento reservado que solo debe conocer quien tiene derecho. La misma ley establece que cada persona es titular de su historia clínica electrónica y que terceros solo pueden usarla con su autorización. Por eso necesitas controlar quién abre cada expediente y dejar registro de cada acceso, tanto en papel como en el sistema que uses.
Cómo organizar la conservación de la historia clínica en tu consultorio
Cumplir con la conservación de la historia clínica exige un método claro, no solo espacio suficiente de almacenamiento. Estas acciones te ayudan a ordenar tus expedientes sin complicar la rutina de tu equipo ni sobrecargar la agenda del consultorio. Aplícalas tanto si trabajas con archivos físicos como si ya usas un sistema digital de gestión clínica.
- Abre una sola historia por paciente e identifícala con su número de documento.
- Registra la fecha de la última atención para saber cuándo cambia cada etapa de archivo.
- Guarda juntos la identificación, el consentimiento informado, los registros clínicos y los anexos.
- Separa los expedientes activos de los inactivos, según el archivo de gestión y el central.
- Controla quién consulta cada expediente y deja constancia de las entregas.
- Protege el espacio físico o digital contra pérdida, alteración y acceso no autorizado.
- Mantén un inventario documental actualizado que puedas presentar cuando lo necesites.
La norma permite conservar la historia clínica en el medio en que se genera, siempre que se garanticen su custodia y su confidencialidad. Si necesitas repasar sus componentes, consulta nuestra guía sobre las partes de la historia clínica odontológica. Recuerda también que el consentimiento informado forma parte del expediente y se conserva junto con él durante el mismo plazo.
Qué hacer con las historias clínicas si cierras o dejas de ejercer
Cerrar un consultorio o dejar de ejercer no te libera de la custodia de los expedientes clínicos. La Resolución 839 de 2017 incluye a los profesionales independientes que deciden no continuar con la prestación del servicio y les fija pasos concretos. Planéalos con anticipación, porque algunos requieren trámites y plazos que no puedes improvisar el último día.
Si cierras tu consultorio
Antes del cierre debes entregar las historias clínicas a los pacientes, junto con un inventario de los documentos entregados. Conserva una copia del inventario como prueba de que cumpliste este paso y de las fechas de entrega. Si no logras entregar algunas historias, la norma indica enviarlas a la EPS a la que pertenece el paciente. En su defecto, se remiten a la entidad departamental o distrital de salud que corresponda a tu lugar de ejercicio.
Cuando termina el plazo y quieres eliminar historias
Cumplido el plazo de conservación de la historia clínica, puedes eliminar los expedientes, pero la norma exige varios pasos previos. Antes debes publicar al menos dos avisos en un diario de circulación nacional, con ocho días de intervalo entre uno y otro. También debes valorar si alguna historia tiene valor secundario y dejar constancia de esa valoración en un acta. Las historias que tengan ese valor secundario no se eliminan y se conservan de forma permanente.
Si ejerces como independiente, levantas un acta de eliminación firmada por ti y publicas el inventario de lo eliminado. Envía copia del acta a la autoridad de salud departamental o distrital y a la Superintendencia Nacional de Salud. Además, la eliminación se hace por series o subseries documentales completas, no documento por documento.
Qué cambia en la conservación de la historia clínica electrónica
La Ley 2015 de 2020 creó la historia clínica electrónica interoperable para intercambiar datos clínicos relevantes entre prestadores de salud. Su implementación avanza de forma progresiva, y la ley deja al Archivo General de la Nación la regulación de los tiempos de retención. Conviene que sigas de cerca esa reglamentación, porque continúa evolucionando y puede traer nuevos requisitos.
Un software odontológico puede facilitar el trabajo diario, porque centraliza los historiales clínicos y ayuda a ubicar un expediente con rapidez. También reduce el riesgo de que el papel se pierda o se deteriore con el paso de los años. Si quieres comparar ambos formatos, revisa nuestra guía sobre la historia clínica electrónica frente a la de papel. Ten presente que el software apoya tu cumplimiento, pero la responsabilidad de la custodia sigue siendo tuya.
En DtDental, los planes incluyen historiales clínicos y cumplimiento normativo para consultorios y clínicas odontológicas en Colombia. Si quieres ver cómo organizarías tus expedientes en la plataforma, puedes agendar una demo con nuestro equipo y resolver tus dudas. Así podrás comprobar si la herramienta se ajusta a la forma en que hoy trabajas con tus pacientes.
